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怎么提高工作效率和质量?

作者:何楠
2019-02-21
百科

享受完愉快假期的你,又重新回到了职场。你的新年目标里有没有一条,叫做“提高工作效率”?

无论是在工作中,还是在生活中,我们面临的最大问题就是有限的时间和无限的待办事项之间的矛盾,而克服这一矛盾最好的方法就是,提高效率。

那么,我们可以哪些细节入手,提高工作效率呢?

怎样从细节着手,提高工作效率?

图片来自花瓣美素网站

戒掉拖延症,立即开始做。

要提高工作效率,我们的头号敌人就是拖延症。

你总是斗志满满接到一项新任务,结果却在deadline即将到来的时候才匆忙开始。虽然最后工作任务也完成了,但是质量却不尽如人意。

造成这一结果的罪魁祸首,就是拖延症。

怎样从细节着手,提高工作效率?

要戒掉拖延症,首先要找到拖延的原因。

造成拖延症的原因通常有两种:

一种是工作太麻烦,或者是第一次做,不知从何入手。

还有一种是对结果的确定的恐惧,怕做错,怕做得不好,怕得不到肯定的评价。

针对第一种情况,我们要做的是,把任务分解。

我们之所以迟迟不愿意开始一项工作,往往不是因为这件事情太复杂,就是因为太麻烦,或者是第一次做不知从何入手。

这时候我们就需要先把整个工作拿过来,看看能把它分解成几个小的步骤。

比如你的工作任务是写一篇工作报告,你可能一想到这个任务就觉得头疼,不知从何入手。于是就不由自主地开始拖延。

这时候你要做的第一步,就是思考一下这个工作报告都有哪几块内容(可以参考往年的报告),然后把整个报告分解成不同的部分,然后一个一个来。如果不知道怎样从内容上对报告进行分解,你还可以从时间上进行分解,比如规定自己一天至少写个500字,写500可比写一整个工作报告容易上手多了。

对任务进行分解的另一个好处是可以形成“良性循环”。每当你完成了一小步,你的信心都会增加很多。不知不觉中,就信心满满地把整个工作完成了。

对于第二种原因,也就是害怕做得不好,而造成的拖延,你要做的就是认清一个事实,那就是:即使再厉害的人,也不可能保证一次性把所有工作做好。我们都是凡人,只要是凡人都会犯错。而且,越是有价值的工作,难度就越高,也就越难以一次就做完美。

接受了这一点,把对自己的要求降低到“努力完成,问心无愧”,就可以了。

怎样从细节着手,提高工作效率?

图片来自花瓣美素网站

避免制定过于长远的计划。

制定了年度计划却以失败告终的情形,我们每个人都经历过。

小时候老师就教导我们,不要常立志,而要立长志。但实际的情形却是,我们虽然立了“长志”,但实现的却寥寥无几。

原因不是别的,恰恰是因为我们的计划定得过于长远。

一方面,过于长远的计划,如果不落实到每个月、每一天,就很难得到执行。即使你把计划做到了每个月、每一天,也很可能因为觉得目标遥遥无期而中途放弃。

另一方面,由于我们每个人都只能从当下的视角来看未来,很多时候我们以为正确的、合理的目标,却不一定真的适合我们。

拿我自己的经历举例子,在刚刚开始健身的时候,我给自己定下了一个长远的目标——把体脂率降到20%。但是随着我健身时间的增加,我并没有达到这个目标,我的体脂率一直在22%左右徘徊,因此我有很长一段时间想要放弃健身。

后来,当我不把这个降低体脂率定为我的目标以后,神奇的事情却发生了。

我发现,对我来说,单一追求体脂率的降低毫无意义,真正带给我快乐的,是健身过程中的每一次挥汗如雨。但是这一点,当初定下长远健身目标的我,却并不知道。

怎样从细节着手,提高工作效率?

图片来自花瓣美素网站

养成固定化工作流程的习惯。

为经常开展的工作制定流程是一个必须养成的习惯。

在完成一项新的工作之后,一定要及时总结,把流程梳理清楚,注意点也标注清楚。这样做的好处是,当你再一次开始这项工作的时候,就可以直接按照总结的流程来进行,而不需要再次重新学习,省时省力,同时也避免了频繁出错。并且,你在总结工作流程的时候,也是对自己工作的一个再思考,你很容易就能找到自己工作中可以提高和改进的地方。

这虽然只是一个很小的习惯,但是长久坚持下来,会让你和不做流程总结的同事之间产生巨大的差距。

怎样从细节着手,提高工作效率?

图片来自花瓣美素网站

不需要学习所有与工作有关的内容,而要有选择地学习。

什么是有选择地学习呢?

就是说,我们并不需要把工作中遇到的每一项任务都学会。我们的精力和时间都是有限的,不可能每遇到一项新的工作任务,就花费大量时间把它学会,这样既不实际也不经济。

那么,究竟那些内容该学哪些内容则不需要学习呢?

那些在工作中会不止不次用到的内容,也就是会多次发生的工作,需要我们花费一定的时间去学习。虽然学习的时间比你单独完成一次所花的时间要多得多,但是你省下的是以后再做这项工作时所需要的时间。

举个简单的例子,对于一名老师而言,PPT就是一个需要多次使用的工作内容。如果能在第一次使用它的时候,就花时间学会怎样熟练地使用它,那在以后的工作中,你就可以节省大量的时间。

而只发生一次的工作,就可以通过委托他人或是请教他人来完成。

例如我曾在工作中因为一个偶然的原因需要写一个简单的程序代码,写程序这项技能于我而言,一年可能也用不到一次。这时候我就无需花费时间再去学习复杂的程序语言,而可以委托给计算机专业的同事来完成。

怎样从细节着手,提高工作效率?

图片来自花瓣美素网站

希望本文提供的几个技巧,能够助你在新的一年开启高效的职场生活,收获理想的人生。

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