礼仪文书是为礼仪目的或在礼仪场合使用的文书。

礼仪文书可以包括贺卡、请柬、名片、祝贺信、慰问信、感谢信、喜报、祝酒词、祝寿词、礼笺、对联等,在这里，我们指的是礼仪方面的外交文书和对外文书。

是常用的应用写作文体之一。

礼仪文书，应当准确、适当地表达出礼仪上要求，根据不同的时机和对象，力求把文电写得恰如其分、恰到好处。

有时候，还可根据具体情况写进一定的实质内容，以便使礼仪文书达到更好的效果。

文书中涉及的时间、地点和其他有关资料，均应经过核对，做到翔实可靠。

不应把礼仪文书仅仅视为“应景文章”，简单抄袭套用现成的格式，以致成了“打官腔，不能用”的文书。

一、贺函、贺电

贺函和贺电是最常用的祝贺方式。

国家领导人、外长、驻外使节一般采用外交函件、外交电报或正式照会的方式发送贺函、贺电。

领导人的贺电可通过有关驻外使馆转递，也可通过电报局或经电传直接拍发。

其他部门或群众团体负责人可用对外函件或对外电报，直接发送。

贺电的结构由收报人住址姓名、收报地点、电报内容、附项四部分构成。

拍发礼仪电报，要用电信局印制的礼仪电报纸按栏、按格写。

例：

（1）收报人住址姓名。

先写住址一马路、街道、门牌号码；再写单位名称或个人姓名。

（2）收报地点。

填写省、市、县名，大城市可略写省名。

（3）电报内容。

先写祝贺的话，再写发报人地址姓名或发报单位地址名称。

发报日期时间在电报中反映，电文中可省略。

（4）附项。

包括发报人签名或盖章、住址、电话贺电的内容一般有标题、称呼、正文、结尾、落款等五部分组成。

(一)标题贺电的标题，可直接由文种名构成，即在第一行正中写“贺电”二字。

有的贺电标题也可由文种名和发电双方名称共同构成，如“国务院致中国体操队的贺电”。

有的还用副标题，即以发电单位、受电单位和文种作为主标题，而用副标题说明内容。

(二)称呼称呼要写上收电单位或个人的名称、姓名，是个人的还应在姓名后加上“同志”、“先生”或职务名称等称呼。

要顶格写，称呼后加冒号。

(三)正文贺电的正文要根据内容而定，若发给单位或某一地区庆祝活动的，宜在表示祝贺的同时，对其作出的各种成绩、取得的巨大成就给以充分肯定，并给以鼓舞，提出希望。

一般私人之间的交往，则一般把内容放在祝贺上就可以了。

(四)结尾贺电结尾要表达热烈的祝贺和祝福之意，有的也提出希望。

(五)落款即在正文右下方署上发电单位或个人的姓名，并写上发电日期。

二、感谢信、感谢电和感谢公告

在访问某国结束的时、在收到贺信或慰问信的时候、在收到友人馈赠或得到支援和协助的时候，应当向对方表示谢意。

可以写信或致电表示感谢，有时候，也可以采取公告的方式致谢。

例：

①称呼：顶格，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的等。

②问候语：如写“你好”、“近来身体是否安康”等。

独立成段，不可直接接下文。

否则，就会违反构段意义单一的要求，变成多义段了。

③正文。

这是信的主体，可以分为若干段来书写。

④祝颂语。

以最一般的“此致”、“敬礼”为例。

“此致”可以有两种正确的位置来进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点；二是在正文之下另起一行空两格书写。

“敬礼”写在“此致”的下一行，顶格书写。

后应该加上一个惊叹号，以表示祝颂的诚意和强度。

称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重。

是古代书信“抬头”传统的延续。

古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。

它的基本做法，为现代书信所吸收。

⑤具名和日期。

写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一至二行的右侧。

最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系，如儿×××、父×××、你的朋友×××等。

再下一行写日期。

三、邀请函、邀请电和复件

邀请的内容十分广泛：邀请外宾参加各种性质不同的集会、庆祝活动、或典礼；邀请外宾来我国进行友好访问、考察访问或讲学；邀请外宾来华演出、举办展览或参加交易会，等等。

邀请函、邀请电既要表达邀请的盛情，有时还要就活动的时间、方式、费用等有关事项作出必要的说明，以便相互间达成一致和谅解也可另行专门协商）。

例：

尊敬的领导：

我于XX年XX月份来到美国XX市XX大学（英文名字）XX系自费留学，攻读XX学位。

至今已在美国度过了XX个月，学习和生活基本安定下来，只是一个人在这边生活，时常会感到孤单，很是想念家中亲人，十分希望我的妻子（或丈夫）XX同志能来美国探亲。

我的奖学金约是X万X千美元一年，足够负担我二人在这边的生活，望有关领导及单位批准探亲要求。

此致

敬礼！

邀请人：

年月日

四、慰问函、慰问电

遇有天灾或其他意外的不幸事故或重伤、重病等，友好国家的政府、有关组织或友好人士，常致函、致电有关国家的政府、有关组织、受伤者本人或亲属，表示同情和慰问。

例：

1．标题。

可写成"慰问信"或者"xxxx致xxxx的慰问信"。

2.称谓。

（空两格）称谓应表示尊敬。

3.慰问的原因。

可写事件的情况，或介绍他人的事迹等。

4.慰问，祝福，希望

5.署名和署时。

五、唁函、唁电

唁函、唁电可视情况发给相应的机关、团体、或死者的亲属，也可发给治丧机构。

举例如下：

例1：外交电报，吊唁总理逝世

XXX（首都名称）

XXX国代总理XXX阁下：

惊悉XXX国总理XXX阁下不幸逝世。

XXX总理曾为中X关系的发展做出了有益的贡献。

我代表中国政府和中国人民向XXX国政府和人民表示深切的哀悼，并对XXX总理的家属表示诚挚的慰问。

中华人民共和国国务院总理XXX

一九XX年X月X日于北京

六、国书、全权证书、授权证书、委任书等

国书是国家元首为了派遣或召回使节向接受国元首发出的正式文书，分为派遣国书和召回国书两种。

目前，由于礼节的简化，在外交实践中，已可将召回国书合并于派遣国书之中。

我国即采取此种做法。

全权证书，是授予代表以全权，由其代表国家或政府进行谈判、签署条约、协定，或出席国际会议的证件。

全权证书由政府首脑或外交部长签署。

授权证书，是政府部门首长指派代表，代表本部门进行谈判、签署条约性文件或出席国际会议所出具的证件，由政府有关部门首长签署。

领事任命书和领事证书，是关于领事职务的证件。

委任书，是委派国家特例或政府特使，参加驻在国特定活动的证件，由国家元首签署。

委托书，是委托驻外使节代表政府部门签署协议的证件，由政府有关部门首长签署。

以上都是进行有关外交活动的必备证书。

举例如下：

七、有关礼仪事项的通知等

有关礼仪事项的通知，例如使节的到离任，某些礼仪程序的安排、某些礼仪程序的安排、某些有关礼仪的规定等等，可以使用照会、函件、备忘录、通告等各种方式通知有关机关或个人。

在使用有关礼仪的文书电报时，应注意以下事项：

1．文电中的外国国名，应使用全称，同一国名如出现数次，至少首次应用全称。

如习惯用简称，可使用正式简称。

某些特殊国家，如多米尼加共和国、多米尼加联邦等，不可使用简称。

文中的单位名称，第一次亦应使用全称。

对方的职衔、姓名在作为抬头出现时，亦要用全称。

2．文书格式要合乎规范，不要用错。

非外交机构一般不使用照会的格式，可使用对外函件进行交往。

人称要与文书格式相适应并前后统一。

例如，普通照会一般只用第三人称，但不注意时容易出现“贵方”、“我方”等称呼，造成混乱不清。

签署者与受文者要相适应。

人对人，单位对单位。

如系人对人，双方身份要相当。

3．文书中对人的称呼要合乎礼仪习惯。

致意语的用法亦要取决于不同场合与习惯。

例如，外交照会开头时，常有“向XXX致意并荣幸地……”的引文，在一般对外函件中不使用。

在吊唁、慰问等信函中不要用“荣幸地……”等词句。

文尾的致意语，向外交部或大使馆发照会可用“顺致崇高的敬意”；向全代办处发的照会不用“最”字。

非外交机关使用对外文书，可视不同的发文和受文者选用“最崇高的敬意”、“崇高的敬意”、“最良好的祝愿”、“良好的祝愿”、“最亲切的问候”、“顺致敬意”、“顺致问候”等。

4．关于译文。

对外文书应以中文为正本，必要时，附以外文译文。

译文本，应用不带机关衔的白纸，并在右上角注明“译文”字样。

译文应考虑外文的惯用格式，不应套用中文格式。

我驻外机构，在外文水平有把握、有力量的情况下，凡纯属一般事务性的函可只用外文（指驻在国文字或通用的外国文字）；对申请签证、身份证及一般外交人员的调职、离任等普通照会，亦可只用外文。

5．对外文书的打印位置要适当。

抬头处，受文人的职衔、姓名和称呼应在第一行顶格排列（如排不下，也可将职衔单列一行不加标点，而把姓名称呼另排一行），然后再下一行前面空一格续排行文。

如文书较短，不宜把文字都挤在信纸的上半部分，而要留足够的天头，使文件美观大方。

盖章的位置要适当，一般以骑年压月，上大下小（如带国徽的印章，国徽应在机关衔之上）为宜。

6．要有严密的校对制度。

如发现文书、函件等有错字或格式不对，均应重新打印，不得涂改。

7．用纸要合乎规定。

8．收发文应有签收手续，收到涉外文书应及时处理，不要延误。

在礼仪社交场合，除了必须处理和运用好文书电报以外，对名片的使用也应当给以重视。

名片之所以在现代社会中得到广泛的应用，因为它使用起来简便、灵活、雅俗均可，能适应现代社会人际交往十分频繁的需要。

名片现在已远远不只是相互通报姓名的工具，它可以用来表示祝贺、感谢、介绍、辞行、慰问、馈赠以至吊唁等多种礼节。

为了表示不同的礼节，可以在名片左下角用小写字母写上法文的含义；也可以在外片上，用通用的文字写上简短的字句。

几种国际上通用的法文缩写是：

1．敬贺p.f.(pourfelicitation)

2．谨唁p.c.(pourcondoleance)

3．谨谢p.r.(pourremerciement)

4．介绍p.p.(pourpresentation)

5．辞行p.p.c.(pourprendreconge)

6．恭贺新年p.f.n.a.(pourfeliciterlenouvelan)(大小写均可)

7．谨赠，不用缩写字母，而是在姓名上方写上Avecsescompliments(或者用英文Withthecomplimentsof…)

现在人们日益讲究名片的印制。

当然，印制精美、考究的名片，会惹人喜爱；但印制朴素大方的名片，只要运用得当，仍会获得人们的重视和尊重。